1. JAWABAN DISKUSI:1. Kendala dalam Pengorganisasian1. 1. Kurangnya Kejelasan Peran2. 2. Ego Sektoral (Orientasi Subunit)3. 3. Hambatan Komunikasi dan Koordinasi4. 4. Rentang Kendali yang Tidak Efektif5. 5. Struktur Organisasi yang Tidak Sesuai2. Solusi umum untuk mengatasi kendala ini:1. 1. Penerapan Prinsip-Prinsip Pengorganisasian2. 2. Pemilihan Desain dan Struktur Organisasi yang Tepat3. 3. Meningkatkan Komunikasi dan Koordinasi4. 4. Mengelola Perubahan dengan Efektif2. Daftar Pustaka
Pengorganisasian memegang peranan yang sangat penting dalam suatu organisasi. Kendala apa yang biasa timbul dalam aktifitas pengorganisasian ini dan bagaimana solusinya?
JAWABAN DISKUSI:
Kendala dalam Pengorganisasian dan Solusinya
Pengorganisasian memegang peranan sentral dalam proses manajemen organisasi. Menurut Louis A. Allen, pengorganisasian adalah proses mengidentifikasi dan mengelompokkan berbagai pekerjaan yang akan dilaksanakan, menetapkan dan mendelegasikan tanggung jawab serta kewenangan, serta menetapkan keterkaitan di antara pekerjaan-pekerjaan tersebut agar setiap orang dapat bekerja dengan cara paling efisien (Allen dalam Robbins & Coulter, 2010).
Meskipun demikian, dalam praktiknya, seringkali muncul kendala-kendala yang menghambat efektivitas pengorganisasian. Dalam diskusi kali ini, saya akan membahas kendala-kendala tersebut dan menawarkan solusi yang relevan berdasarkan analisis yang telah saya lakukan.
Kendala dalam Pengorganisasian
1. Kurangnya Kejelasan Peran
Salah satu kendala utama dalam pengorganisasian adalah kurangnya kejelasan peran bagi anggota organisasi. Hal ini dapat menyebabkan tumpang tindih tugas, kebingungan, dan konflik antar individu atau departemen. Kejelasan peran sangat penting untuk memastikan setiap anggota memahami tanggung jawab dan wewenangnya. Kurangnya kejelasan peran dalam organisasi dapat menyebabkan anggota organisasi bingung tentang tugas dan tanggung jawab mereka. Hal ini berpotensi menimbulkan konflik antar individu atau departemen karena tumpang tindih tugas, yang akhirnya menghambat produktivitas dan efisiensi organisasi.
Ini bisa terjadi misalnya pada sebuah perusahaan start-up teknologi yang berkembang pesat, sebut saa e-fishery yang mana mengalami pertumbuhan jumlah karyawan dalam waktu singkat. Manajemen gagal menetapkan deskripsi pekerjaan yang jelas untuk posisi baru, sehingga muncul konflik antar tim pengembangan produk dan tim pemasaran mengenai tanggung jawab atas peluncuran produk baru. Ketidakjelasan ini menyebabkan penundaan peluncuran dan ketidakpuasan di antara anggota tim bahkan bisa berujung pada PHK untuk beberapa posisi.
Salah satu solusi yang bisa dilakukan yakni dengan menetapkan peran dan tanggung jawab yang jelas dengan mendokumentasikan deskripsi pekerjaan, memberikan pelatihan, serta memfasilitasi komunikasi antara pemimpin dan karyawan. Ini untuk menghindari miskomunikasi ke depannya pada berbagai departemen.
2. Ego Sektoral (Orientasi Subunit)
Diferensiasi horizontal yang membagi orang-orang ke dalam fungsi dan divisi dapat menyebabkan fokus berlebihan pada bidang masing-masing. Jones (2001) menyebut fenomena ini sebagai "subunit orientation", yaitu kecenderungan untuk melihat peran seseorang dalam organisasi semata-mata dari perspektif subunitnya sendiri. Hal ini dapat menghambat komunikasi dan kolaborasi antar unit. Diferensiasi horizontal dalam organisasi dapat menyebabkan anggota tim terlalu fokus pada unit kerja mereka sendiri. Hal ini menciptakan orientasi subunit (ego sektoral), di mana setiap unit melihat tujuan organisasi dari perspektif sempit mereka sendiri, sehingga menghambat kolaborasi lintas unit.
Studi Kasus/Contoh: Pada sebuah perusahaan manufaktur besar, divisi produksi dan divisi penjualan memiliki sasaran yang berbeda. Divisi produksi fokus pada efisiensi dan penghematan biaya, sementara divisi penjualan fokus pada peningkatan volume penjualan. Ketidakselarasan ini menimbulkan konflik mengenai alokasi sumber daya, sehingga merugikan keseluruhan kinerja perusahaan karena kedua divisi tidak bekerja secara sinkron.
Solusi: Mengintegrasikan mekanisme kolaborasi, seperti membentuk tim lintas fungsi dan pertemuan rutin antar unit, menurut saya efektif untuk meningkatkan komunikasi dan pemahaman antar departemen.
3. Hambatan Komunikasi dan Koordinasi
Kurangnya saluran komunikasi yang jelas dapat menyebabkan miskomunikasi, tumpang tindih tanggung jawab, serta salah pengertian di antara tim (Gonçalves, 2024). Kompleksitas struktur organisasi dapat menimbulkan hambatan komunikasi dan koordinasi. Ketika departemen atau divisi tidak berinteraksi secara efektif, hal ini dapat mengakibatkan misinformasi dan penundaan dalam pengambilan keputusan. Struktur organisasi yang kompleks seringkali menimbulkan hambatan komunikasi dan koordinasi antar anggota tim dan departemen. Kurangnya alur komunikasi yang efisien menyebabkan informasi tidak tersampaikan dengan baik, yang pada akhirnya menghambat pengambilan keputusan dan pelaksanaan tugas.
Ini kerap terjadi misalnya pada sebuah perusahaan multinasional yang beroperasi di berbagai negara, biasanya mereka akan menghadapi kesulitan dalam mengintegrasikan tim globalnya. Perbedaan zona waktu, budaya, dan infrastruktur teknologi yang tidak seragam menyebabkan penundaan dalam proyek-proyek besar. Ketidakefektifan ini berdampak pada penurunan produktivitas dan peningkatan biaya operasional.
Solusi yang saya tawarkan yakni perusahaan dapat membangun platform komunikasi terpadu, seperti sistem manajemen proyek berbasis cloud dan mengadakan pelatihan lintas budaya untuk meningkatkan pemahaman antar tim.
4. Rentang Kendali yang Tidak Efektif
Rentang kendali yang terlalu lebar atau terlalu sempit dapat menjadi kendala dalam pengorganisasian. Rentang kendali yang terlalu lebar membuat pimpinan sulit melakukan supervisi efektif, sementara rentang kendali yang terlalu sempit dapat menyebabkan birokrasi berlebihan dan lambatnya proses pengambilan keputusan. Rentang kendali yang terlalu lebar menyebabkan pimpinan kesulitan mengawasi bawahan secara efektif, sementara rentang kendali yang terlalu sempit mengakibatkan birokrasi berlebihan dan lambatnya proses pengambilan keputusan. Kedua kondisi ini menghambat kinerja dan fleksibilitas organisasi.
Kendala ini terjadi misalnya pada sebuah perusahaan ritel besar dengan banyak toko cabang memutuskan untuk memperluas rentang kendali manajernya untuk mengurangi biaya operasional. Namun, manajer cabang kesulitan memantau kinerja setiap karyawan, sehingga kualitas layanan menurun. Di sisi lain, pada organisasi pemerintahan, rentang kendali yang terlalu sempit dengan hierarki panjang menyebabkan keputusan penting tertunda karena harus melalui banyak tahapan persetujuan.
Menyesuaikan rentang kendali sesuai dengan kebutuhan organisasi dan memastikan adanya keseimbangan antara efektivitas supervisi dan efisiensi operasional penting untuk dilakukan secara bertahap untuk mengatasi kendala ini.
5. Struktur Organisasi yang Tidak Sesuai
Pemilihan struktur organisasi yang tidak sesuai dengan strategi, ukuran, atau lingkungan organisasi dapat menghambat kinerja. Misalnya, penerapan struktur mekanik dalam lingkungan yang dinamis dapat mengurangi fleksibilitas dan adaptabilitas organisasi. Pemilihan struktur organisasi yang tidak sesuai dengan kondisi internal dan eksternal organisasi dapat menghambat kinerja. Misalnya, struktur mekanik yang kaku kurang cocok untuk lingkungan bisnis yang dinamis karena mengurangi kemampuan beradaptasi terhadap perubahan.
Misalnya perusahaan media tradisional yang menerapkan struktur mekanik menghadapi tantangan ketika beralih ke platform digital. Struktur yang hierarkis dan prosedur yang panjang membuat perusahaan lambat merespons tren pasar baru, sehingga kalah bersaing dengan perusahaan startup media digital yang lebih fleksibel.
Solusinya yakni perusahaan harus memilih struktur organisasi yang sesuai dengan sifat pekerjaan dan lingkungan bisnis. Untuk industri yang dinamis, struktur organik yang lebih fleksibel sebaiknya diterapkan agar organisasi dapat beradaptasi dengan cepat.
Solusi umum untuk mengatasi kendala ini:
1. Penerapan Prinsip-Prinsip Pengorganisasian
Menurut saya, menerapkan prinsip-prinsip pengorganisasian dapat membantu organisasi beroperasi lebih efisien. Berikut beberapa prinsip dan contohnya:
a. Prinsip Spesialisasi
Dengan spesialisasi, kita dapat memaksimalkan keahlian individu. Misalnya, dalam tim proyek pengembangan aplikasi, seorang programmer berfokus pada coding, sementara desainer UI/UX mengurus antarmuka pengguna. Ini membuat proses kerja lebih cepat dan hasilnya berkualitas tinggi
b. Prinsip Perumusan yang Jelas
Tugas, tanggung jawab, dan wewenang harus dirumuskan dengan jelas. Contohnya, dalam proyek konstruksi, jika tugas arsitek dan kontraktor didefinisikan dengan baik, risiko tumpang tindih tugas dan kebingungan akan berkurang.
c. Prinsip Supervisi dan Rentang Kendali yang Tepat
Rentang kendali yang terlalu luas bisa membuat pemimpin kewalahan, sedangkan rentang yang terlalu sempit bisa tidak efisien. Contoh, dalam perusahaan ritel besar, manajer toko biasanya mengawasi maksimal 5–7 karyawan untuk memastikan supervisi tetap efektif.
d. Prinsip Rantai Skalar dan Kesatuan Komando
Komunikasi yang jelas dan jalur komando tunggal membantu menghindari kebingungan. Misalnya, dalam perusahaan manufaktur, jika seorang karyawan menerima instruksi hanya dari satu supervisor, proses produksi menjadi lebih lancar.
e. Tingkat Desentralisasi dan Sentralisasi yang Sesuai
Menyesuaikan desentralisasi atau sentralisasi dengan kebutuhan organisasi sangat penting. Contoh, perusahaan teknologi besar seperti Google menerapkan desentralisasi dalam proyek-proyek inovasi mereka, memungkinkan tim bekerja mandiri dan responsif terhadap perubahan.
2. Pemilihan Desain dan Struktur Organisasi yang Tepat
Memilih desain dan struktur organisasi yang sesuai sangat krusial untuk kelancaran operasional.
a. Pendekatan Kontingensi
Pendekatan ini menyesuaikan desain organisasi dengan kondisi yang dihadapi. Contohnya, perusahaan startup yang beroperasi di industri teknologi tinggi sering memilih struktur organisasi yang fleksibel untuk menyesuaikan dengan perubahan cepat di pasar.
b. Struktur Mekanik vs. Organik
Struktur mekanik cocok untuk lingkungan yang stabil. Misalnya, perusahaan produksi mobil memiliki struktur hierarki yang jelas dan prosedur ketat. Sebaliknya, perusahaan rintisan di bidang teknologi, seperti fintech, lebih cocok menggunakan struktur organik untuk merespons pasar yang terus berubah.
c. Evaluasi dan Penyesuaian Struktur Organisasi
Evaluasi berkala membantu mengenali hambatan dan kebutuhan penyesuaian. Misalnya, perusahaan media yang berkembang ke ranah digital perlu menyesuaikan struktur mereka agar lebih terintegrasi dengan tim digital marketing dan pengembangan konten.
3. Meningkatkan Komunikasi dan Koordinasi
Menurut saya, membangun komunikasi yang efektif sangat penting untuk menghindari hambatan. Contoh: Sebuah perusahaan jasa logistik dapat membentuk tim lintas fungsi yang terdiri dari bagian operasional, IT, dan customer service. Dengan ini, mereka bisa saling berbagi informasi untuk mempercepat penyelesaian masalah pelanggan.
4. Mengelola Perubahan dengan Efektif
Perubahan sering dihadapi dengan resistensi, tetapi bisa dikelola dengan langkah yang tepat. Misalnya: Ketika sebuah perusahaan perbankan memperkenalkan sistem perbankan digital baru, mereka dapat mengadakan sesi pelatihan dan diskusi bersama karyawan untuk memahami keunggulan sistem ini dan menjawab kekhawatiran mereka. Ini membantu transisi berjalan lebih mulus dan karyawan merasa lebih terlibat dalam proses perubahan.
Menurut saya, pengorganisasian yang efektif adalah kunci keberhasilan suatu organisasi. Kendala-kendala seperti kurangnya kejelasan peran, ego sektoral, hambatan komunikasi, rentang kendali yang tidak efektif, struktur organisasi yang tidak sesuai, dan resistensi terhadap perubahan dapat diatasi melalui penerapan prinsip-prinsip pengorganisasian. Selain itu, pemilihan desain dan struktur organisasi yang tepat, serta strategi manajemen perubahan yang efektif juga dapat mendukung organisasi agar mencapai tujuannya secara efisien dan adaptif terhadap perubahan lingkungan. Sekian diskusi dari saya, apabila ada tambahan atau perbaikan, dengan senang hati akan saya perbaiki dan luruskan. Terima kasih.
...
Ingin Tuton/TMK kamu jadi lebih mudah dan Cepet Kelar dengan bantuan AI? Dapatkan Template AI buat nugas, belajar, dan lainnya di BCB Academy (Klik di sini untuk selengkapnya!).
Yuk, bagikan tulisan ini untuk menginspirasi lebih banyak teman mahasiswa lainnya untuk belajar dan mengerjakan tugas tepat waktu!
Daftar Pustaka
- Gonçalves, L. (2024, Januari 13). Kendala organisasi: Cara mengelolanya secara efektif. Evolution4all. https://www.evolution4all.com/kendala-organisasi-cara-mengelolanya-secara-efektif
- Jones, G. R. (2001). Organizational Theory: Text and Cases. New Jersey: Prentice Hall.
- Raharja, S. J. (2020). Asas-asas manajemen (Edisi 2). Universitas Terbuka.
- Robbins, S. P., & Coulter, M. (2010). Manajemen (Jilid 1, B. Sabran, Terj.). Jakarta: Erlangga.
Kata Kunci: pengorganisasian efektif, kendala organisasi, solusi manajemen, komunikasi tim, struktur organisasi