6 Desember 2024 6:40 pm
Diskusi.8: Proses Pengembangan Kelompok + Evaluasi Kinerja

Saudara mahasiswa, diskusi terakhir kita tentang
1. Proses pengembangan kelompok
2. Tujuan dari evaluasi kinerja
3. Manajemen berdasarkan sasaran/MBS
4. Bagaimana cara mengendalikan mutu terpadu
Uraikan berdasarkan modul dan referensi lainnya

JAWABAN NO 1
Proses pengembangan kelompok merupakan aspek krusial dalam mencapai kinerja organisasi yang efektif dan efisien. Menurut saya, proses ini melibatkan serangkaian tahapan yang memungkinkan anggota kelompok untuk berinteraksi secara optimal, sehingga tercipta kerja sama yang harmonis dan produktif. Gibson, Ivancevich, dan Donnelly (1989, hlm. 208-209) mengemukakan bahwa proses pengembangan kelompok terdiri dari empat tahap utama: saling menerima, komunikasi dan pengambilan keputusan, motivasi dan produktivitas, serta pengendalian dan organisasi. Berikut akan saya jelaskan satu persatu.

Tahap Saling Menerima
Pada tahap awal pembentukan kelompok, anggota sering merasa enggan untuk berkomunikasi secara terbuka. Mereka cenderung ragu dalam menyampaikan pendapat atau gagasan, serta sulit memberikan kepercayaan kepada anggota lainnya. Berdasarkan teori pertukaran (exchange theory) yang dikemukakan oleh Thibaut dan Kelley (dalam Shaw, 1981, hlm. 82), interaksi antaranggota akan berlanjut jika mereka merasa mendapatkan manfaat yang melebihi harapan standar mereka. Dengan demikian, perasaan saling menerima dan saling percaya mulai tumbuh, yang kemudian mengembangkan interaksi kelompok secara keseluruhan.

Komunikasi dan Pengambilan Keputusan
Setelah tercipta saling percaya di antara anggota, proses komunikasi menjadi lebih terbuka. Tidak ada lagi hambatan signifikan dalam pertukaran gagasan, dan diskusi terkait pemecahan masalah menjadi lebih intensif. Proses pengambilan keputusan pun melibatkan semua jenjang posisi, baik melalui usulan dari bawah ke atas (bottom-up) maupun keputusan dari atas ke bawah (top-down) (Gibson et al., 1989). Partisipasi aktif ini memastikan setiap anggota merasa memiliki tanggung jawab terhadap hasil keputusan, yang pada akhirnya meningkatkan kinerja kelompok.

Motivasi dan Produktivitas
Tahap selanjutnya adalah peningkatan motivasi dan produktivitas. Lingkungan kerja yang mendukung, adanya saling percaya, dan kesempatan berpartisipasi dalam pengambilan keputusan memicu motivasi positif dalam diri anggota. Menurut saya, ketika motivasi sudah tinggi, produktivitas akan meningkat baik dari segi kualitas maupun kuantitas. Hal ini sejalan dengan pandangan bahwa motivasi yang positif mendorong anggota untuk memberikan kinerja terbaik mereka (Gibson et al., 1989).

Pengendalian dan Organisasi
Tahap akhir dalam proses pengembangan kelompok adalah pengendalian dan organisasi. Pada tahap ini, anggota kelompok mulai menilai hubungan antaranggota dan mematuhi norma-norma yang telah disepakati. Tujuan kelompok menjadi prioritas dibandingkan kepentingan individual. Sistem imbalan dan hukuman (reward and punishment) diterapkan untuk memastikan kepatuhan terhadap norma dan pencapaian tujuan kelompok. Menurut saya, pengendalian semacam ini efektif dalam menciptakan organisasi yang partisipatif, di mana setiap anggota memahami hak, kewajiban, dan tanggung jawab mereka (Gibson et al., 1989).Setiap tahap ini akan saling berkaitan dan berkontribusi terhadap peningkatan kinerja kelompok agar organisasi dapat menciptakan tim yang dinamis dan produktif.

JAWABAN NO 2
Evaluasi kinerja merupakan proses penting dalam manajemen sumber daya manusia yang bertujuan untuk menilai kinerja karyawan secara objektif. Menurut saya, evaluasi ini tidak hanya bermanfaat bagi karyawan, tetapi juga bagi manajer dan organisasi secara keseluruhan. Berdasarkan pendapat Gibson et al. (1989, hlm. 488), evaluasi kinerja memiliki beberapa tujuan utama:

Mencapai Kesimpulan Evaluatif Mengenai Hasil Karya
Evaluasi kinerja bertujuan untuk memberikan penilaian yang objektif terhadap hasil kerja karyawan. Dengan demikian, manajer dapat menentukan efektivitas dan efisiensi karyawan dalam melaksanakan tugasnya.

Mengembangkan Karya Melalui Program
Informasi yang diperoleh dari evaluasi kinerja dapat digunakan untuk merancang program pengembangan karyawan, seperti pelatihan dan peningkatan keterampilan. Hal ini membantu karyawan untuk meningkatkan kompetensinya sesuai dengan kebutuhan organisasi.

Meningkatkan Pengertian Manajerial bagi Para Manajer
Melalui evaluasi kinerja, manajer dapat memahami perilaku dan kinerja bawahannya lebih mendalam. Menurut saya, hal ini penting untuk membangun hubungan yang lebih baik antara manajer dan karyawan, serta meningkatkan kemampuan manajerial dalam memimpin tim.

Selain tujuan utama tersebut, evaluasi kinerja juga memiliki tujuan khusus, antara lain:

Meningkatkan Motivasi Karyawan
Dengan mengidentifikasi kebutuhan karyawan, seperti kebutuhan pelatihan dan pengembangan, evaluasi kinerja dapat meningkatkan motivasi mereka untuk bekerja lebih baik.

Memberikan Harapan Promosi
Evaluasi kinerja yang positif membuka peluang bagi karyawan untuk mendapatkan promosi atau penempatan pada posisi yang lebih tinggi dalam organisasi.

Menentukan Kenaikan Gaji dan Upah
Hasil evaluasi kinerja digunakan sebagai dasar dalam pengambilan keputusan mengenai kenaikan gaji dan upah berdasarkan produktivitas karyawan.

Perencanaan Sumber Daya Manusia
Evaluasi kinerja membantu dalam perencanaan sumber daya manusia dengan membandingkan kebutuhan dan ketersediaan tenaga kerja yang ada.

Meningkatkan Kesadaran Manajerial dan Karyawan
Proses evaluasi kinerja meningkatkan kesadaran manajer terhadap permasalahan karyawan dan meningkatkan kesadaran karyawan bahwa manajemen memperhatikan kinerja mereka.

Dasar untuk Tindakan Pemindahan dan Hukuman
Evaluasi kinerja dapat menjadi dasar untuk tindakan pemindahan atau pemberian sanksi kepada karyawan yang memiliki catatan kinerja buruk.Evaluasi kinerja adalah alat manajerial yang esensial untuk meningkatkan efektivitas organisasi. Menurut saya, evaluasi kinerja yang baik tidak hanya menilai karyawan, tetapi juga membantu mereka berkembang dan berkontribusi lebih besar terhadap organisasi.

JAWABAN NO 3
MBS diperkenalkan oleh Peter Drucker, seorang pakar manajemen ternama. Pada awal gagasannya, Drucker mengusulkan agar para manajer diizinkan berperan serta dalam penetapan tujuan dan sasaran unit yang mereka pimpin. Proses ini juga melibatkan karyawan non-manajerial dalam penetapan tujuan khusus, dengan syarat bahwa sasaran tersebut harus berkontribusi terhadap tujuan organisasi secara keseluruhan dan karyawan memiliki kemampuan pengendalian untuk mencapainya.

MBS didasarkan pada empat asumsi dasar (Gibson et al., 1989):
Tujuan dapat dicapai lebih baik apabila individu mengetahui apa yang harus diraih.
Kemajuan menuju sasaran harus diukur berdasarkan tujuan yang akan dicapai.
Bawahan dan atasan harus terlibat dalam mendefinisikan dan menjelaskan tujuan yang akan diraih.
Tujuan yang ditetapkan dengan baik, sebaiknya secara kuantitatif, memiliki batasan waktu yang jelas dan spesifik.
Manajemen Berbasis Sasaran (MBS) memiliki beberapa ciri khas yang membedakannya dari pendekatan manajemen lainnya. Pertama, terdapat penetapan sasaran bersama antara atasan dan bawahan melalui diskusi untuk menyusun tujuan yang harus dicapai dalam periode tertentu. Tujuan yang ditetapkan harus realistis, jelas, menantang, menyeluruh, serta terkait dengan tujuan organisasi dan individu. Selain itu, kriteria evaluasi untuk mengukur dan mengevaluasi pencapaian tujuan disepakati bersama. Proses MBS juga melibatkan penjadwalan pemeriksaan berkala, di mana atasan dan bawahan menetapkan tanggal untuk meninjau kemajuan pencapaian tujuan.

Atasan berperan sebagai pelatih, pembimbing, dan pendukung bagi bawahan dalam proses ini. Fokus utama MBS terletak pada hasil yang dicapai dan pembinaan bawahan, sementara batas wewenang pekerjaan dan pengawasan ditentukan bersama. Dalam konteks tujuan, masalah sentral dalam MBS adalah penetapan sasaran yang jelas. Tujuan merupakan pernyataan spesifik dari maksud atau niat yang dituangkan ke dalam keinginan akhir. Menurut Soebagio (1998), tujuan dapat dirumuskan sebagai "perubahan yang diusulkan yang dapat diukur dan diamati.

"Tujuan ini sering kali dinyatakan dalam beberapa istilah, seperti goals, aims, atau mission, yang mencerminkan maksud, niat, atau tugas yang masih bersifat umum tanpa menentukan cara mencapainya, misalnya, "Meningkatkan kesehatan masyarakat." Di sisi lain, terdapat objectives atau target, yaitu tujuan yang sudah terinci, jelas perumusannya, dapat dilaksanakan, dan hasilnya dapat diukur, seperti "Mendirikan 900 buah rumah sangat sederhana (RSS)."

Empat Tahapan dalam MBS
Cummings dan Schwab (dalam Pace & Faules, 1998) mengidentifikasi empat tahapan dalam pelaksanaan MBS:

1. Perencanaan Tujuan
Manajer dan karyawan bertemu dan berdiskusi tentang tujuan yang akan dicapai selama periode berikutnya, misalnya 4, 6, atau 12 bulan. Tujuan-tujuan ini dinyatakan secara tertulis dan mencakup:
Tugas Spesifik yang Harus Diselesaikan: Detail mengenai apa yang harus dilakukan.
Ukuran Kinerja yang Memuaskan: Kriteria yang digunakan untuk menilai keberhasilan.
Diskusi ini juga menyelesaikan perbedaan persepsi tentang ukuran dan arah pencapaian tujuan.

2. Bekerja Menuju Pencapaian Tujuan
Karyawan melaksanakan rencana yang menuju ke arah pencapaian tujuan. Daftar periksa yang dapat diamati digunakan untuk mengukur kemajuan kegiatan.

3. Pertemuan Evaluasi Berkala
Manajer dan karyawan bertemu pada waktu tertentu untuk melakukan pengkajian ulang mengenai apa yang telah terjadi selama periode kinerja. Analisis dilakukan untuk memahami alasan keberhasilan atau kegagalan dalam mencapai sasaran.

4. Penyesuaian dan Perencanaan Tujuan Baru
Tujuan-tujuan baru direncanakan, tujuan lanjut disesuaikan, dan kekuatan diperteguh. Proses ini memastikan bahwa MBS tetap relevan dan efektif dalam mencapai tujuan organisasi.

Keuntungan dan Kerugian Metode MBS
Menurut saya, MBS memiliki beberapa keuntungan:
Adanya proses perencanaan yang lebih terstruktur.
Karyawan lebih termotivasi karena mengetahui hasil kerja yang diharapkan.
Keputusan evaluasi didasarkan pada pencapaian hasil.
Partisipasi dalam penetapan tujuan meningkatkan keterikatan karyawan.
Permasalahan dapat dilokalisasi tanpa mengubah seluruh sistem.
Manajer meningkatkan keterampilan dalam berkomunikasi, membimbing, dan mengevaluasi.
Namun, MBS juga memiliki beberapa kerugian:
Fokus yang berlebihan pada hasil dapat mengabaikan proses pencapaian tujuan.
Jika manajer puncak tidak terlibat, pelaksanaan MBS bisa tidak efektif.
Penekanan berlebihan pada administrasi dapat menggagalkan tujuan MBS.
Persiapan pelatihan yang kurang memadai bagi karyawan dalam menetapkan tujuan.
Sulit memperbandingkan kinerja bawahan terkait sistem imbalan jika hanya berdasarkan tujuan yang dicapai.

JAWABAN NO 4
Pengendalian Mutu Terpadu (PMT) merupakan konsep manajerial yang menekankan pentingnya kualitas dalam setiap proses produksi barang dan jasa. Menurut saya, untuk mengendalikan mutu terpadu, organisasi perlu menerapkan prinsip-prinsip PMT secara sistematis dan melibatkan seluruh komponen organisasi.

PMT berasal dari konsep manajerial Jepang yang mengembangkan ide Manajemen Berdasarkan Sasaran (MBS) dari Peter Drucker. PMT bukan hanya sekadar teknik pengendalian kualitas, tetapi juga merupakan sikap mental dan perilaku dalam proses produksi yang berorientasi pada kualitas tinggi. Setiap tahap produksi dianggap sebagai mata rantai yang saling terkait, dan pengendalian mutu dilakukan pada setiap tahap tersebut melalui pembentukan gugus kendali mutu atau Quality Control Circle (QCC).

Menurut Ravianto (1985), PMT adalah sistem manajemen yang mengikutsertakan seluruh jajaran karyawan pada semua tingkatan, dengan menerapkan pengendalian mutu dan metode statistik untuk memperoleh kepuasan pelanggan dan karyawan. PMT didasarkan pada asumsi bahwa kualitas dan produktivitas dapat dicapai secara ekonomis, efektif, dan efisien apabila setiap proses produksi dapat menjamin kualitas pada setiap tahapannya.

Pendekatan dalam Pengembangan PMT
Terdapat tiga pendekatan utama dalam mengembangkan dan mengendalikan PMT (Ravianto, 1985):
Pendekatan Metodologi: Meliputi sistem pengawasan mutu produksi, evaluasi karyawan, dan spesifikasi tanggung jawab yang berasal dari praktik manajerial Amerika.
Pendekatan Budaya: Mengintegrasikan sistem nilai dan etika budaya Jepang yang menekankan kolektivitas dan komitmen terhadap kualitas.
Pendekatan Bisnis: Mencakup sistem manajemen partisipatif, keterpaduan aspek organisasi, dan pengembangan sumber daya manusia melalui motivasi dan peningkatan kemampuan.

Prinsip-prinsip PMT
Untuk mengendalikan mutu terpadu, organisasi harus menerapkan prinsip-prinsip PMT berikut:
Berorientasi Pelanggan: Mutu yang dicapai harus ditujukan untuk memuaskan pelanggan. Organisasi perlu mendengarkan dan memenuhi apa yang diinginkan oleh pelanggan.
Kualitas dalam Setiap Kegiatan: Setiap langkah dalam proses produksi harus terkait dengan peningkatan mutu. Pengendalian mutu dilakukan oleh karyawan dan pimpinan pada setiap tahap untuk segera memperbaiki jika terjadi penyimpangan.
Komitmen Setiap Karyawan: Semua anggota organisasi harus terlibat secara sadar dalam menjaga mutu melalui pengendalian proses kerja. Menurut saya, produk yang bermutu hanya dapat dihasilkan dari proses yang bermutu pula.
Pemecahan Masalah sebagai Peningkatan Mutu: Setiap masalah yang muncul harus segera diatasi, karena pemecahan masalah merupakan langkah menuju kesempurnaan maksimal.
Menghargai Karyawan sebagai Manusia: Memberikan kesempatan kepada karyawan untuk berpartisipasi dalam pengambilan keputusan dan pemecahan masalah, serta menyediakan pelatihan dan pendidikan untuk pengembangan diri.

Jadi kesimpulannya menurut saya cara mengendalikan mutu terpadu adalah dengan menerapkan prinsip-prinsip PMT secara konsisten, melibatkan seluruh karyawan dalam proses pengendalian mutu, dan membangun budaya organisasi yang berorientasi pada kualitas dan kepuasan pelanggan. Dengan memenuhi syarat-syarat penerapan PMT dan mengatasi hambatan yang ada, organisasi dapat mencapai efisiensi, produktivitas, dan reputasi yang lebih baik. Sekian diskusi dari saya, apabila ada tambahan atau perbaikan, dengan senang hati akan saya perbaiki dan luruskan. Terima kasih.
...
Ingin Tuton/TMK kamu jadi lebih mudah dan cepet kelar dengan bantuan AI? Dapatkan template AI buat nugas, belajar, dan lainnya di BCB Academy (Klik di sini untuk selengkapnya!).

Yuk, bagikan tulisan ini untuk menginspirasi lebih banyak teman mahasiswa lainnya untuk belajar dan mengerjakan tugas tepat waktu!

Daftar Pustaka
Gibson, J. L., Ivancevich, J. M., & Donnelly, J. H. (1989). Organizations: Behavior, Structure, Processes (5th ed.). Dallas: Business Publications.
Likert, R. (1986). New Patterns of Management. New York: McGraw-Hill.
Pace, R. W., & Faules, D. F. (1998). Komunikasi Organisasi: Strategi Meningkatkan Kinerja Perusahaan. Bandung: Remaja Rosdakarya.
Ravianto, J. (1985). Pengendalian Mutu Produk. Jakarta: Erlangga.
Shaw, M. E. (1981). Group Dynamics: The Psychology of Small Group Behavior (3rd ed.). New York: McGraw-Hill.
Soebagio, S. (1998). Manajemen Strategik. Jakarta: Bumi Aksara.

Kata Kunci: pengembangan kelompok, evaluasi kinerja, manajemen berbasis sasaran, pengendalian mutu, kinerja organisasi